Alur Operasi Interlab

Langkah 0

Masuk ke sistem

Semua orang memulai di halaman yang sama. Yang membedakan bukan halaman login-nya, melainkan apa yang muncul setelah berhasil masuk.

Buka alamat portal

Ketik app.interlab-portal.com di browser. Sambungannya terenkripsi dengan sertifikat resmi — tidak akan ada peringatan keamanan.

Isi email kantor dan kata sandi

Email berformat nama.divisi@interlab-portal.com. Centang Ingat saya kalau memakai perangkat pribadi; tanpa centang, sesi berakhir saat tab ditutup.

Centang kotak "Saya bukan robot"

Kotak verifikasi wajib dicentang sebelum tombol Masuk bekerja. Kalau kotaknya tidak muncul, jaringan sedang memblokir layanan verifikasi — pindah jaringan, jangan menekan tombol berulang kali.

Batas percobaan: 100 kali per 15 menit per jaringan. Cukup longgar untuk memperagakan seluruh divisi berturut-turut dalam satu sesi.

Sistem mengenali peran Anda

Menu di sisi kiri disusun ulang sesuai peran. Sales tidak melihat menu Finance; Technical tidak melihat menu HRGA. Pembatasannya bukan sekadar menyembunyikan menu — server juga menolak akses langsung lewat alamat.

Dashboard terbuka

Setiap divisi punya dashboard sendiri berisi ringkasan pekerjaan, tugas yang menunggu, dan hitung mundur tenggat. Superadmin dan CEO mendapat dashboard eksekutif yang merangkum keenam divisi.

Tulang punggung sistem

Perjalanan satu Purchase Order

Setiap PO berjalan maju melewati 11 tahap. Tahap tidak bisa dilompati dan tidak bisa mundur — kecuali lewat penolakan resmi atau koreksi Superadmin, yang keduanya tercatat. Tekan Jalankan, atau klik tahap mana pun.

Tahap 1 dari 11

Registered

TAHAP 01 / 11

Dikerjakan oleh

Form & field-nya

Yang terjadi otomatis

Notifikasi ke

Tampilan sebenarnya di layar

28 pemicu terpasang

Siapa menerima kabar apa

Setiap notifikasi muncul di dua tempat: lonceng di dalam aplikasi, dan email ke kotak masuk kantor. Perpindahan tahap PO sengaja dikirim ke semua divisi supaya tidak ada yang kehilangan konteks; kejadian internal divisi hanya beredar di lingkarannya sendiri.

Kejadian	Penerima	Lonceng	Email
PO pindah tahap (9 tahap)	Semua 8 peran	ya	ya
Countdown: Reminder / Imminent / Overdue	Semua 8 peran	ya	ya
Customer, Quotation, Forecast, HPP dibuat	Superadmin, CEO, Sales	ya	ya
Purchase Request dibuat	Superadmin, CEO, Sales, Finance	ya	ya
Catatan operasional Admin & Log	Superadmin, CEO, Admin & Log	ya	ya
Sertifikat kalibrator akan kedaluwarsa (60 & 30 hari)	Superadmin, CEO, HRGA	ya	ya
Tahap ditolak / dikoreksi paksa	Superadmin, CEO	ya	tidak
Undangan akun & reset kata sandi	Orang yang bersangkutan	tidak	ya

Satu perpindahan tahap menghasilkan 20 email — satu untuk tiap penerima di kedelapan peran. Satu PO yang menyelesaikan 11 tahap berarti sekitar 220 email. Angka itu perlu ditinjau sebelum data operasional sungguhan masuk, dan wajib diingat sebelum memuat ulang data contoh dalam jumlah besar.

Pengingat bertingkat

Hitung mundur tiap tahap

Begitu sebuah PO masuk ke satu tahap, hitung mundur dimulai. Sistem memeriksanya setiap 5 menit dan mengirim peringatan tiga kali dengan nada yang makin mendesak.

48 jam

Jatah waktu satu tahap

Waktu untuk menyelesaikan satu tahap, dihitung sejak PO masuk ke tahap itu.

24 jam

Reminder, 24 jam sebelum tenggat

Peringatan pertama, saat separuh waktu terpakai. Nada masih santai: pekerjaan perlu mulai disentuh.

3 jam

Imminent, 3 jam sebelum tenggat

Peringatan mendesak menjelang tenggat. Kesempatan terakhir menyelesaikan tepat waktu.

Lewat

Overdue, saat tenggat terlampaui

Tenggat terlewat. Statusnya tercatat permanen dan alasan keterlambatan wajib diisi.

Tiga peringatan per tahap dikalikan 11 tahap: satu PO yang berjalan lambat dari awal sampai akhir bisa menghasilkan 33 rangkaian notifikasi. Tenggat 48 jam berlaku sama untuk semua tahap saat ini — angka itu sebaiknya disesuaikan per tahap sebelum operasional penuh.

Data master bersama

Siapa boleh membuka database mana

Enam entitas data master dipakai bersama seluruh divisi. Yang membedakan bukan siapa boleh melihatnya, melainkan siapa boleh mengubahnya.

Keadaan sekarang: menu Database tampil lengkap untuk semua divisi — ketujuh entitas terlihat dan halamannya bisa dibuka siapa saja. Tabel di bawah menunjukkan siapa yang boleh menambah, mengubah, dan menghapus. Menyembunyikan menu per divisi belum diterapkan; kalau itu diinginkan, perlu disetel terpisah.

Boleh mengubah	Superadmin & CEO	HRGA	Sales	Technical	Admin & Log	Finance	Tax
Employee	ya	ya	lihat saja	lihat saja	lihat saja	lihat saja	lihat saja
Manufacture	ya	ya	ya	lihat saja	lihat saja	lihat saja	lihat saja
Item	ya	ya	ya	ya	lihat saja	lihat saja	lihat saja
Local Material	ya	ya	ya	ya	lihat saja	lihat saja	lihat saja
Calibrator	ya	ya	ya	ya	lihat saja	lihat saja	lihat saja
Forwarder	ya	ya	lihat saja	lihat saja	ya	lihat saja	lihat saja

"Lihat saja" berarti divisi itu tetap bisa membuka halamannya dan memakai isinya untuk mengisi form, tapi tombol tambah, ubah, dan hapus tidak tersedia. Akses baca sengaja dibiarkan terbuka karena form di seluruh divisi mengambil pilihan dari data master ini; menutupnya akan mematikan penomoran otomatis dan daftar pilihan.

Akses per modul

Modul	Superadmin & CEO	Sales	Finance	Admin & Log	Technical	HRGA	Tax
Sales	penuh	penuh	sebagian	sebagian	sebagian	sebagian	sebagian
Finance	penuh	tertutup	penuh	tertutup	tertutup	tertutup	tertutup
Admin & Log	penuh	tertutup	tertutup	penuh	tertutup	tertutup	tertutup
Technical	penuh	tertutup	tertutup	tertutup	penuh	tertutup	tertutup
HRGA	penuh	tertutup	tertutup	tertutup	tertutup	penuh	tertutup
Tax & Insurance	penuh	tertutup	tertutup	tertutup	tertutup	tertutup	penuh
PO Tracking, Chat, Notifikasi	penuh	penuh	penuh	penuh	penuh	penuh	penuh
Activity Log, Settings, Roles, Backup	penuh	tertutup	tertutup	tertutup	tertutup	tertutup	tertutup

Serah terima

Hari pertama: mulai dari mana

Sistem diserahkan dalam keadaan kosong — tanpa satu pun PO, customer, atau data master. Yang sudah terpasang hanya kerangkanya: 8 peran beserta seluruh hak aksesnya, 28 template notifikasi, jenis dokumen PO, dan akun awal. Urutan pengisian di bawah ini penting, karena tiap langkah menjadi bahan bagi langkah berikutnya.

Ganti kata sandi akun awal

Delapan akun sudah tersedia: Superadmin, CEO, dan enam manager divisi. Ganti semua kata sandinya sebelum dipakai — akun-akun ini dibuat ulang otomatis setiap sistem dinyalakan.

Buat akun staf

Superadmin mengundang lewat email. Manager divisi juga bisa membuat akun, tapi hanya untuk divisinya sendiri — Manager Sales tidak bisa membuat akun Finance. Undangan dikirim ke email, penerima menentukan kata sandinya sendiri.

Isi data master

Ini fondasinya, dan harus lebih dulu ada sebelum PO pertama bisa dibuat. HRGA mengisi Employee. Sales mengisi Manufacture, Item, dan Local Material. Technical mengisi Calibrator. Admin & Log mengisi Forwarder.

Kenapa urutannya begini: form PO mengambil pilihan dari data master. Kalau Manufacture masih kosong, dropdown-nya kosong dan PO tidak bisa diselesaikan.

Daftarkan customer

Sales mengisi Customer — 14 field, hanya nama perusahaan yang wajib. Nomor record dibuat otomatis oleh sistem.

Quotation, lalu PO pertama

Alur normal: Quotation lebih dulu, baru Sales PO. Saat mendaftarkan PO, pilih jenis pekerjaan dengan tepat — pilihan itu menentukan tahap mana yang akan dilewati, dan mengubahnya belakangan tidak sederhana.

Tinjau tenggat dan penerima notifikasi

Sebelum volume pekerjaan naik, sesuaikan dua hal: tenggat 48 jam per tahap, dan daftar penerima notifikasi. Bawaannya mengirim ke kedelapan peran untuk setiap perpindahan tahap — masuk akal saat memperkenalkan sistem, terlalu ramai untuk operasional harian.

Alur Operasi Portal Interlab